Cet article vous propose de découvrir les principales règles de la NF525 avec le logiciel de caisse Carré POS.
Identification de la version certifiée
Sur l’écran de démarrage
Sur l’écran ‘A propos’
Gestion des périodes
La gestion des périodes permettent de délimiter des dates pour produire des archives fiscales et des grands totaux. La gestion des périodes est automatisée dans Carré POS.
Pour afficher les périodes clôturées et la date de la prochaine clôture, c’est dans : ACCUEIL>PARAMETRES>MACHINE>GESTION DES CLÔTURES
La piste d’audit
La piste d’audit trace toutes les opérations liées à l’encaissement tel que définit dans les règles NF 525. Elle n’est jamais remise à zéro! Même en cas de purge.
Pour afficher la piste d’audit, c’est dans : ACCUEIL>PARAMETRES>MACHINE>PIÈCES JUSTIFICATIVES>PISTE AUDIT
Les archives fiscales
A chaque clôture, une production d’archive fiscale est lancée. Le répertoire de sauvegarde porte le nom de la raison sociale de l'établissement et se trouve sur le lecteur C ou sur le lecteur choisi pour la sauvegarde.
Exemple pour un établissement dont la raison sociale est LEPICERIEDEMIMI:
Ces archives peuvent être envoyées par mail ou bien être sauvegardées sur un support externe. Pour lire ou vérifier les fichiers d’archives fiscales, c’est dans : ACCUEIL>PARAMETRES>MACHINE>GESTION DES CLÔTURES>OPTIONS>LIRE FICHIER ARCHIVE
Le fichier d’archive fiscal est au format texte. La documentation de l’archive fiscale se trouve ici :
http://carreposbx.cluster020.hosting.ovh.net/Support/Format_archive_fiscal-V1.pdf
L’administration fiscale peut vous demander les archives fiscales ainsi que sa documentation.
Check-list de contrôle
Pour exporter et imprimer la liste des paramètres d’exploitations du système, c’est dans : ACCUEIL>PARAMETRES>MACHINE>PARAMETRES D’EXPLOITATIONS.
A la livraison d’un système NF 525, cette liste des paramètres d’exploitations devra être exportée et signée par le commerçant en 2 exemplaires (1 pour le fournisseur et 1 pour le commerçant)
Conservation des données sur 7 exercices
D’après nos calculs, la base de données de Carré POS NF devrait atteindre 2 Go après 7 exercices si aucune purge n’a été effectuée.
Avec cette volumétrie la durée de sauvegarde pourrait s’avérer être longue. Dans ce cas, nous vous recommandons d’utiliser AisanceCtrl pour planifier la sauvegarde automatique.
Il est aussi possible de purger Carré POS (Voir documentation), mais attention, l’obligation de conserver les sauvegardes des 7 derniers exercices demeure.
Sauvegarde NF
La configuration de la sauvegarde est obligatoire. Carré POS ne peut pas démarrer si la sauvegarde n’est pas paramétrée.
De plus, chaque sauvegarde est signée numériquement afin de garantir son intégrité. En conséquence, si un programme externe modifie la sauvegarde, il ne sera plus possible de l’utiliser pour faire une restauration.
La note comporte la mention “DOCUMENT PROVISOIRE”, la version du logiciel et le type d’opération (Vente). Elle ne doit pas comporter de TVA.
Le justificatif de paiement comporte la mention “JUSTIFICATIF NON VALABLE POUR ENCAISSEMENT”
Le justificatif de paiement est imprimable après un encaissement dans le contexte d’un règlement séparé (séparation de montant).
Le ticket de caisse NF 525
Voici les éléments obligatoires d’un ticket NF 525
Numérotation des duplicatas
La validation d’un encaissement compte pour une impression même si le ticket n’a pas été réellement imprimé. En conséquence, chaque réimpression est un duplicata même si le ticket n’a jamais été imprimé. Ainsi la première réimpression comporte le N° de duplicata 1 et ainsi de suite.
En cas d’échec de réimpression et qui se termine par un abandon de l’impression, le numéro de duplicata n’est pas abandonné.
Le compteur d’impression s’incrémente à chaque génération d’instructions imprimantes.
Contrôle des justificatifs de repas
Les justificatifs de repas ne peuvent pas être réimprimé et ne peuvent pas dépasser le montant total du ticket.
En conséquence, si les justificatifs ont été imprimés ou s’il y a eu échec d’impression des justificatifs, il n y a plus aucune possibilité d’en imprimer d’autre. Dans ce cas, il faudra se contenter d’un duplicata de ticket de caisse.