Cet article présente la solution apportée par Carré POS pour gérer le solde de caisse.
Le livre de caisse permet de connaître le solde de caisse grâce aux enregistrements des recettes et dépenses.
FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL
L’application est accessible à partir de l’Accueil. Si, l’application n’est pas visible, vous devez l’activer dans les réglages systèmes. L’application Livre de caisse est inclus dans la version PRO.
L’application ‘LIVRE DE CAISSE’ présente les recettes et les dépenses de chaque jour :
Les recettes sont enregistrées dans le livre de caisse qu’après chaque clôture Z.
Les dépenses sont enregistrées dans le livre de caisse immédiatement après validation de leur mouvement.
Les recettes sont ventilées par catégories et par taux de TVA.
La ventilation par mode de règlement est calculée à partir des déclarations de caisse.
Les recettes sont sélectionnées à partir des dates d’archives (date du Z) afin d’avoir une cohérence entre la ventilation des modes de règlements et les ventes par catégorie.
Les dépenses gérées par le livre de caisse sont :
Les règlements fournisseurs
Les avances sur salaires
Les remises en banques
Après chaque clôture, un récapitulatif par mode de règlement est disponible. Il est ainsi possible de suivre l’évolution d’un mode de règlement de jour en jour jusqu’à sa remise en banque.
Il est aussi intéressant de suivre l’évolution des écarts de caisse, du solde d’avoir et du solde des comptes clients.
Il existe aussi des modes de règlements dont les remises se font automatiquement, il s’agit des CB, CB LESS et CB CRT.
ACTIVATION DU LIVRE DE CAISSE
L’activation de l’application “ livre de caisse“ se fait à partir des réglages systèmes.
‘ACCUEIL’ > ‘PARAMÈTRES’ > ‘RÉGLAGES’
INITIALISATION DU LIVRE DE CAISSE
A la première ouverture du livre de caisse, le système demandera une date de départ. Il est donc conseillé de faire l’inventaire de l’argent non remis en banque avant de continuer l’initialisation du livre de caisse. Une autre alternative, c’est de placer l’argent non remis en banque dans des enveloppes pour une future remise et ainsi commencer le livre de caisse à zéro.
Après la sélection de la date, le système demandera d’entrer l’argent non remis en banque.
Suite à ces 2 actions, le livre de caisse va se construire avec les données d’encaissement.
Les données suivantes sont utilisées :
- Les articles vendus pour construire la ventilation par catégorie et par tva
- Les contrôles de caisse pour la ventilation des règlements. (S’il y a des ajustements des montants déclarés dans les archives, le système saura les répercuter dans le livre de caisse)
- Les mouvements de sortie de caisse tels que les règlements fournisseurs, avances salaires et remises en banque
Les mouvements de sortie de caisse de la version antérieure sont donc repris.
Après l’initialisation, le système affiche l’état du livre de caisse au jour courant.
AJOUT D’UNE DÉPENSE
Il existe 3 façons d’ajouter une dépense
- Depuis, l’écran caisse avec le menu ‘FONCTIONS’
- Depuis, les détails du jour du livre de caisse
- Depuis, le menu “OPTIONS”
CORRECTION D’UNE DÉPENSE
Si une erreur sur le montant ou sur le nom du fournisseur a été commise, il est possible de corriger ou supprimer ces éléments depuis l’historique des dépenses saisies.
L’historique est disponible depuis le menu “OPTIONS”, “HISTORIQUE DES APPORTS / DÉPENSES"
EXPORT EXCEL DU LIVRE DE CAISSE
L’export Excel permet d’avoir une vue synthétique du livre de caisse sur 1 mois. Le modèle de l’export a été défini par des experts comptables.
MAINTENANCE DU LIVRE DE CAISSE
Le livre de caisse n’est pas destiné à avoir un historique sur plusieurs années. Il est vivement conseillé de le purger chaque année pour conserver des performances optimales.
Nous vous conseillons d’exporter tous les mois sous format EXCEL, le livre de caisse pour conserver une sauvegarde.
Le livre de caisse fonctionne comme une feuille Excel, chaque ligne est dépendante de la précédente. Comme avec une feuille Excel, toutes les lignes du livre de caisse doivent être lues avant d’afficher les résultats, donc plus il y a de lignes plus l’ouverture du livre de caisse sera longue.
Heureusement dans la pratique, une fois l’exercice comptable archivé, les données du livre de caisse ne sont plus utiles. Ces données sont donc candidates à être purgées.
Seul, le solde doit être reporté.
Les données du livre de caisse ne sont pas stockées en base de données, mais dans le fichier BusinessData.txt
Le livre de caisse est unique pour l’établissement. Donc, c’est le même livre de caisse que l’on ouvre à partir de la caisse serveur ou de la caisse secondaire.
Le livre de caisse est associé à l’AisanceCode, si la base de données courante a été écrasée par une base de données étrangère, le livre de caisse sera re-synchronisé avec la nouvelle base de données